研討(tǎo)會(huì)籌辦流程
作(zuò)為(wèi)一名BDM（業務拓展經理(lǐ)）或者銷售經理(lǐ)，定期在所轄地區(qū)舉辦市場(chǎng)宣傳活動（技(jì)術(shù)交流會(huì)、研討(tǎo)會(huì)、客戶聯誼會(huì)、産品發布會(huì)等）是十分必要的。請(qǐng)閱讀下面籌辦研討(tǎo)會(huì)（Seminar）的基本流程和(hé)步驟，希望對大(dà)家(jiā)有(yǒu)所幫助和(hé)借鑒。
1．确定Seminar的主題。
主題的選擇一定要新穎，吸引人(rén)，盡量結合本地企業或相關行(xíng)業的特點，要精心包裝，否則會(huì)導緻請(qǐng)不來(lái)客戶或請(qǐng)不來(lái)高(gāo)端的客戶。
舉例，假設為(wèi)武漢的軟件企業舉辦ISO 27001信息安全管理(lǐ)體(tǐ)系研討(tǎo)會(huì)，主題的選取可(kě)以比較如下：
- “軟件企業ISO 27001信息安全管理(lǐ)體(tǐ)系研討(tǎo)會(huì)”-不可(kě)取
- “信息安全與武漢軟件企業發展戰略研討(tǎo)會(huì)”-可(kě)取
2．确定主打産品和(hé)産品組合。
充分結合本地企業或相關行(xíng)業的特點，精心選擇主題産品，并且與其它産品形成組合拳。選擇的對象可(kě)以是本地熱門(mén)的産品，也可(kě)以是空(kōng)白市場(chǎng)的待開(kāi)拓産品，進行(xíng)有(yǒu)機的組合。
舉例，假設為(wèi)武漢的軟件企業舉辦ISO27001信息安全管理(lǐ)體(tǐ)系研討(tǎo)會(huì)，主題的選取可(kě)以比較如下：
- “軟件企業ISO 27000信息安全管理(lǐ)體(tǐ)系研討(tǎo)會(huì)”-不可(kě)取
- “信息安全，軟件開(kāi)發成熟度評估與武漢軟件企業發展戰略研討(tǎo)會(huì)”-可(kě)取
3．确定期望達到的目标或目的。
既然投入了費用，顯然必須要有(yǒu)潛在的産出或回報。原則上(shàng)，一次研討(tǎo)會(huì)後應該至少(shǎo)有(yǒu)5-6個(gè)高(gāo)質量的客戶詢價（Leads）産生(shēng)，其中有(yǒu)1-2個(gè)可(kě)以在2-6個(gè)月內(nèi)簽約成功。否則，這個(gè)研討(tǎo)會(huì)基本上(shàng)算(suàn)是無效的。所以，會(huì)議期間(jiān)的個(gè)人(rén)交流和(hé)會(huì)議後期的跟蹤工作(zuò)非常關鍵。
4．确定目标客戶群。
一般一次研討(tǎo)會(huì)以40-60人(rén)為(wèi)佳，太多(duō)或太少(shǎo)都會(huì)影(yǐng)響會(huì)議的效果。所以，選擇合适的目标客戶群非常關鍵，包括參會(huì)人(rén)員的級别和(hé)職務。參會(huì)人(rén)員應該至少(shǎo)是主管以上(shàng)級别，最好是經理(lǐ)、主任、處長、總工程師(shī)等以上(shàng)級别，盡量避免讓辦事員、辦公室助理(lǐ)、秘書(shū)參加。原則上(shàng)應該盡量組織相同性質的企業參加同一場(chǎng)研討(tǎo)會(huì)，因為(wèi)參會(huì)客戶的需求基本相同，比較容易交流和(hé)互動。
5．确定會(huì)議時(shí)間(jiān)和(hé)邀請(qǐng)函。
一般應該提前至少(shǎo)1個(gè)月通(tōng)知客戶會(huì)議時(shí)間(jiān)，并發出正式邀請(qǐng)函。邀請(qǐng)函必須是帶有(yǒu)公司标示的标準樣式的邀請(qǐng)函。邀請(qǐng)函應該注明(míng)：時(shí)間(jiān)、地點、會(huì)議主題、會(huì)議內(nèi)容、演講嘉賓、嘉賓背景介紹、交通(tōng)線路圖、是否包含食宿等信息。對于重要客戶或嘉賓，還(hái)應該親自登門(mén)送遞邀請(qǐng)函，以表尊重。會(huì)議時(shí)長一般為(wèi)半天(13:30-17:30)，盡量選擇在下午時(shí)間(jiān)段，避免提供午餐和(hé)住宿，以節約費用。
6．确定會(huì)議地點和(hé)設施。
會(huì)議地點應該盡量選擇當地設施健全的三或四星級酒店(diàn)的會(huì)議室，同時(shí)還(hái)要考慮交通(tōng)方便等問題。會(huì)議室要有(yǒu)足夠的空(kōng)間(jiān)容納參會(huì)者或者臨時(shí)增加的人(rén)員，最好在選址之前實地查看現場(chǎng)。會(huì)議室至少(shǎo)應該提供：音(yīn)響、麥克風、投影(yǐng)儀、幕布、激光筆、白闆、白闆筆、桌子、椅子、草稿紙、鉛筆、茶水(shuǐ)、點心、大(dà)廳指示牌、會(huì)議室外水(shuǐ)牌、簽到簿、小(xiǎo)禮品、公司宣傳冊、公司禮品袋等。
7．确定會(huì)議內(nèi)容及演講嘉賓。
一般情況下，主持人(rén)也是此次研討(tǎo)會(huì)的組織者本人(rén)，即各位BDM或者銷售經理(lǐ)。這就要求每個(gè)BDM或者銷售經理(lǐ)都具備良好的演講技(jì)能、組織技(jì)能、儀容儀表、時(shí)間(jiān)控制(zhì)能力、場(chǎng)面控制(zhì)能力和(hé)應變能力。不可(kě)能讓一個(gè)講師(shī)既做(zuò)主持，又做(zuò)主題演講，而BDM或者銷售經理(lǐ)躲在後場(chǎng)看熱鬧。
一般會(huì)議流程如下：
- 主持人(rén)登場(chǎng)，宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹到會(huì)嘉賓，會(huì)議議程及其它事項。
- 第一嘉賓緻辭。
- 第二嘉賓緻辭。
- 公司介紹。
- 合作(zuò)夥伴公司介紹 （如果與其它合作(zuò)夥伴聯辦時(shí)）。
- 第一時(shí)段研討(tǎo)會(huì)（講師(shī)）。
- 茶憩。
- 第二時(shí)段研討(tǎo)會(huì)（講師(shī)）。
- 主持人(rén)再次登場(chǎng)，主持與參會(huì)者討(tǎo)論、互動和(hé)答(dá)疑。
- 主持人(rén)宣布會(huì)議結束，感謝與參會(huì)者。
8．确定會(huì)議資料和(hé)演講講師(shī)。
一般情況下，會(huì)議資料應該至少(shǎo)包括：會(huì)議議程、公司介紹、産品介紹、草稿紙、鉛筆、公司文件袋、BDM或者銷售經理(lǐ)名片等。如果經費允許，還(hái)可(kě)以提供給每個(gè)參會(huì)者一個(gè)小(xiǎo)禮物，例如标有(yǒu)公司标示的名片夾、簽字筆、N次貼、日記本等。演講講師(shī)的邀請(qǐng)，應該至少(shǎo)提前10天向相關部門(mén)提出申請(qǐng)。如果要指定具體(tǐ)的講師(shī)，時(shí)間(jiān)更應該提前到20天前，以免他們有(yǒu)其它安排。而且，在會(huì)議前，最好事先審閱一下講師(shī)的演講提綱，并再次與他們确認行(xíng)程安排。
9．确定會(huì)議預算(suàn)。
首先向相關部門(mén)提出舉辦研討(tǎo)會(huì)的申請(qǐng)，并使用标準的申請(qǐng)表格式。在申請(qǐng)表中一定要注明(míng)：會(huì)議主題、時(shí)間(jiān)、地點、時(shí)長、會(huì)議內(nèi)容、目标客戶、會(huì)議目的、預算(suàn)、即将産生(shēng)的客戶詢價（Leads）等信息。經過相關部門(mén)的批準後，方能實施。會(huì)議完畢後，由BDM或者銷售經理(lǐ)負責結算(suàn)和(hé)收取發票(piào)，按照正常報銷流程申請(qǐng)報銷。
一般情況下，一次常規的研討(tǎo)會(huì)（40-60人(rén)，不含食宿費）的費用應盡量控制(zhì)在10,000元以內(nèi)，本着既節約又辦好事的原則。主要預算(suàn)內(nèi)容包括：
- 會(huì)議場(chǎng)租費。
- 會(huì)議設施租賃費，包括投影(yǐng)儀等。
- 布标、指示牌、水(shuǐ)牌制(zhì)作(zuò)費（有(yǒu)時(shí)酒店(diàn)免費提供）。
- 會(huì)間(jiān)茶點。
- 小(xiǎo)禮品。
10．關于聯合舉辦研討(tǎo)會(huì)。
如果牽涉到與合作(zuò)夥伴或者行(xíng)業協會(huì)聯合舉辦研討(tǎo)會(huì)，應該把握如下原則：
- 原則上(shàng)應該注明(míng)是由自己公司主辦，合作(zuò)夥伴協辦。
- 會(huì)議所發生(shēng)的所有(yǒu)費用雙方應該平均分攤。
- 參會(huì)客戶雙方共同邀請(qǐng)。
- 會(huì)議期間(jiān)和(hé)後期所獲得(de)的信息雙方共享。
11．會(huì)議期間(jiān)和(hé)後期的信息跟蹤。
會(huì)議開(kāi)始前應該有(yǒu)專門(mén)的人(rén)負責參會(huì)者的簽到，交換名片，發放會(huì)議資料。同時(shí)，BDM或者銷售經理(lǐ)應該統一着裝，佩帶公司标志(zhì)，在會(huì)場(chǎng)外接待客戶并交換名片。會(huì)議期間(jiān)和(hé)茶息期間(jiān)，銷售人(rén)員應盡量多(duō)地接觸參會(huì)者，交換名片和(hé)信息。會(huì)議後，應該定期與有(yǒu)潛在需求的客戶保持聯系，甚至是定期拜訪，推進項目進展，并定期向主管經理(lǐ)彙報情況。
