中國會(huì)議産業的基本狀況分析
發布時(shí)間(jiān):2015-03-10 浏覽次數(shù):738
一、 引言
(一) 中國會(huì)議産業的基本狀況分析。
會(huì)議産業從無到有(yǒu)、從小(xiǎo)到大(dà),完成了迅速轉變的過程。轉變表現在三個(gè)方面:
一是由政府主導向市場(chǎng)主導轉變。十多(duō)年前人(rén)們還(hái)習慣于開(kāi)會(huì)就是政府在開(kāi)會(huì),政府召集人(rén)開(kāi)會(huì),開(kāi)會(huì)的組織者出錢(qián),人(rén)們很(hěn)難接受由專門(mén)的會(huì)議組織和(hé)會(huì)議機構舉辦會(huì)議。但(dàn)是,經過這些(xiē)年會(huì)展經濟的發展,現在市場(chǎng)主導的專業會(huì)議公司主持的會(huì)議不斷增加。
二是從單純投入向投入産出相結合。人(rén)們過去很(hěn)難接受開(kāi)會(huì)要交錢(qián),你(nǐ)召集我開(kāi)會(huì),你(nǐ)要負擔我的全部費用,甚至過去在農村,開(kāi)會(huì)還(hái)要給誤工補貼。從這樣的狀态轉向到現在開(kāi)會(huì)要交錢(qián)、交會(huì)議費,除了這樣的投入還(hái)會(huì)有(yǒu)産出。召集會(huì)的人(rén)可(kě)能産生(shēng)盈利,這種轉變對于中國的會(huì)展經濟是很(hěn)大(dà)的沖擊,對于很(hěn)多(duō)傳統觀念也是很(hěn)大(dà)的更新。
第三個(gè)轉變,就是會(huì)展分離到會(huì)展結合。展覽相對于會(huì)議比較早的進入市場(chǎng)運作(zuò)狀态,展覽比較早的進行(xíng)國際接軌,相比會(huì)議産業要進步得(de)快一些(xiē)。很(hěn)長時(shí)間(jiān)以來(lái),展覽就是展覽,會(huì)議就是會(huì)議。建國初期我們建的幾個(gè)展覽館,北京的農業展覽館、北京展覽館,那(nà)裏隻有(yǒu)展覽廳沒有(yǒu)會(huì)議廳,現在正在改造,改造的趨勢是把展覽館加上(shàng)會(huì)議功能,因為(wèi)在漫長的時(shí)間(jiān)裏,展覽和(hé)會(huì)議是分離的,但(dàn)是現在緊密結合起來(lái)了。會(huì)議産業完成這三個(gè)轉變并不斷形成熱潮的表現就是會(huì)議中心不斷湧現,而且檔次在逐步提高(gāo)。過去展覽館建設的比較多(duō),現在會(huì)議中心建的越來(lái)越多(duō),檔次越來(lái)越高(gāo),很(hěn)多(duō)都處于國際前沿。這其中最優秀的代表,就是北京新建成的國家(jiā)會(huì)議中心。
同時(shí),會(huì)議産業已形成了相應的産業鏈,比如說會(huì)議相關的策劃公司、法律服務公司、運輸公司、旅遊公司、信息公司,會(huì)議設備租賃公司、速記公司,幾乎可(kě)以想象到的,你(nǐ)可(kě)能需要到的,在會(huì)展相對成熟的城市可(kě)以輕而易舉找得(de)到,并取得(de)他們的優質服務。隻要按照市場(chǎng)規律辦事情,他們就會(huì)很(hěn)好地和(hé)你(nǐ)配合起來(lái)。專業化水(shuǐ)平的不斷提高(gāo),形成了我們這樣一個(gè)會(huì)議産業。如果說它是一個(gè)産業,必須是一個(gè)産業鏈,而不是單一的經濟行(xíng)為(wèi)。
與此同時(shí),形成熱潮的一個(gè)重要表現就是品牌會(huì)議不斷出現。在中華大(dà)地,在各省市、省會(huì)等都形成了一批叫得(de)響的、有(yǒu)号召力的、參與廣泛的、有(yǒu)品牌的會(huì)議。這樣的會(huì)議起到了龍頭示範的作(zuò)用。
會(huì)議産業和(hé)我們常說的會(huì)展産業有(yǒu)些(xiē)不同,特别是和(hé)展覽産業相比有(yǒu)一些(xiē)特點。
第一個(gè)特點是數(shù)量大(dà),但(dàn)是概念不清。我們問中國開(kāi)多(duō)少(shǎo)會(huì)?北京開(kāi)多(duō)少(shǎo)會(huì)?過去說展覽統計(jì)就覺得(de)很(hěn)難。現在說到會(huì)議,就更難統計(jì)了。因為(wèi)它的概念相對更模糊,涉及的人(rén)數(shù)更多(duō),涉及的形式更多(duō),涉及的領域更廣泛。因此會(huì)議産業目前一個(gè)頭疼的問題就是統計(jì)學上(shàng)的,統計(jì)局很(hěn)難進行(xíng)精确的統計(jì)。但(dàn)是大(dà)家(jiā)共識的一點是它的數(shù)量非常大(dà),大(dà)大(dà)超過展覽的數(shù)量。同時(shí),它組織起來(lái)比較簡單,這種簡單并不意味着會(huì)議産業就簡單,因為(wèi)它策劃起來(lái)更難,展覽可(kě)以用很(hěn)多(duō)物質的東西、很(hěn)多(duō)高(gāo)科技(jì)的東西吸引觀衆,通(tōng)過展示吸引觀衆。會(huì)議主要要靠理(lǐ)念,靠好的設計(jì)、主題、策劃。會(huì)議不可(kě)能始終聲光電(diàn)音(yīn)美,不可(kě)能讓大(dà)家(jiā)頻繁流動,大(dà)家(jiā)要靜下心坐(zuò)在這裏,怎麽吸引他,這時(shí)候難度就很(hěn)大(dà)。同時(shí),會(huì)議的資金投入量相對比展覽小(xiǎo)一些(xiē),但(dàn)是盈利差異會(huì)很(hěn)大(dà),可(kě)能幾倍、幾十倍的翻番,也可(kě)能賠得(de)一塌糊塗,所以它比展覽更虛幻莫測、更難以把握和(hé)控制(zhì)。
中國會(huì)議産業發展過程中我們可(kě)以看到它的前景是非常廣闊的。首先,數(shù)量上(shàng)會(huì)進一步增加,特别是我們定義為(wèi)和(hé)會(huì)議産業相結合的會(huì)議,而不是內(nèi)部會(huì)議、工作(zuò)會(huì)議,也不包括純政府會(huì)議,而是以商業運作(zuò)為(wèi)主導、市場(chǎng)概念為(wèi)主體(tǐ)的會(huì)議數(shù)量會(huì)進一步增加,它的市場(chǎng)化運作(zuò)會(huì)更加成熟、更加規範。各級組織、各級政府、各個(gè)行(xíng)業協會(huì)不斷探索這方面的經驗,不斷加強這方面的規範化管理(lǐ)。經過這樣的規範管理(lǐ)和(hé)經驗的不斷積累,更多(duō)國際品牌的孕育,知名會(huì)議品牌的出現指日可(kě)待。
(二)論壇為(wèi)什麽備受關注
我們談到會(huì)議的時(shí)候尤其要注意到一個(gè)現象,就是論壇。論壇和(hé)會(huì)議有(yǒu)關系嗎?有(yǒu)關系。有(yǒu)差異嗎?有(yǒu)差異。可(kě)概括為(wèi)三點:
第一,論壇是更專注的會(huì)議。
論壇往往是一個(gè)大(dà)主題,一個(gè)核心主題,可(kě)能會(huì)有(yǒu)相聯的分主題,而會(huì)議可(kě)以有(yǒu)幾個(gè)議題,甚至幾個(gè)議題相互之間(jiān)沒有(yǒu)關系,所以說論壇往往更加專一,更加專注,在一個(gè)主題下進行(xíng)運作(zuò);第二,論壇是更活躍的會(huì)議。論壇的一個(gè)重要特點在于它是平等交流的。論壇過程中交流的成份更多(duō)一些(xiē),交流過程中就可(kě)以産生(shēng)更加活躍的氣氛,更加活躍的思想。通(tōng)過交流産生(shēng)更多(duō)的共鳴或者更激烈的争論;因此就産生(shēng)了第三個(gè)特點,論壇可(kě)以是無結果的會(huì)議。凡是會(huì)議總要尋求一個(gè)結果,而論壇可(kě)以沒有(yǒu)結果。論壇就是一個(gè)平台,就是一個(gè)交流的場(chǎng)所,你(nǐ)說你(nǐ)想說的,我說我想說的,大(dà)家(jiā)聽(tīng)到了想聽(tīng)到的,不需要最後有(yǒu)什麽結論,不一定非要達成共識,當然有(yǒu)的論壇搞一個(gè)宣言或者共識,這可(kě)以,但(dàn)是如果沒有(yǒu),不意味着這個(gè)論壇失敗。論壇和(hé)會(huì)議的三個(gè)不同特點,希望大(dà)家(jiā)在策劃和(hé)組織中給予充分注意。
第二,論壇與展覽。
剛才說的一個(gè)重要趨勢,就是會(huì)展從分離到逐漸走向結合。結合過程中我們看到了三點,第一是有(yǒu)會(huì)常有(yǒu)展。現在我們組織論壇的時(shí)候常常配一些(xiē)小(xiǎo)型展覽,這種展覽不一定是在一個(gè)獨立的展覽館,一般是緊密的和(hé)論壇結合起來(lái),比如說論壇的會(huì)議場(chǎng)地周圍,比如論壇外邊的走廊過道(dào),論壇的茶歇休息區(qū),這些(xiē)地方都可(kě)能成為(wèi)小(xiǎo)型展覽的最佳地點。因此,有(yǒu)會(huì)常有(yǒu)展是常見現象,因為(wèi)有(yǒu)時(shí)候展覽會(huì)有(yǒu)利于論壇的交流,比如某一個(gè)事例或者一個(gè)東西很(hěn)難描述清楚,就可(kě)以讓大(dà)家(jiā)到展台上(shàng)看。展台和(hé)演講人(rén)的有(yǒu)益互動,會(huì)對論壇的成功起到更好的作(zuò)用。第二,有(yǒu)展必有(yǒu)會(huì)。現在辦展覽的人(rén)越來(lái)越感到,既然辦起了這麽一個(gè)展覽,既然有(yǒu)這麽多(duō)人(rén)參加這個(gè)展覽,這麽多(duō)人(rén)聚集在一起,為(wèi)什麽不開(kāi)會(huì)呢?因為(wèi)在這個(gè)基礎上(shàng),開(kāi)會(huì)已經是很(hěn)容易很(hěn)簡單的事情,可(kě)以說是順水(shuǐ)推舟、水(shuǐ)到渠成的事情。展覽館紛紛增加會(huì)議功能就是滿足這種需要。第三,關于論壇與展覽的關系,論壇較展覽相對更簡單一點兒。論壇主要處理(lǐ)的是人(rén)流,展覽要處理(lǐ)人(rén)流和(hé)物流。如果是國際展還(hái)有(yǒu)報關問題、運輸問題、出入境問題,物流的運輸、組織和(hé)人(rén)流是完全不一樣的,增加了大(dà)量的工作(zuò)負擔和(hé)壓力。因此說論壇比展覽相對簡單一些(xiē)。
第三,論壇與組織。
人(rén)們對博鳌論壇的最大(dà)誤解在于,經常有(yǒu)人(rén)問我開(kāi)完會(huì)幹嘛,以為(wèi)就是在組織開(kāi)會(huì),開(kāi)完會(huì)就沒有(yǒu)事了。其實不是,很(hěn)多(duō)論壇實際上(shàng)有(yǒu)這樣一個(gè)發展過程,一般我們討(tǎo)論的會(huì)展或者論壇,絕不是開(kāi)一次就完了,那(nà)不是我們研究的對象,我們研究的對象是例會(huì)、例展,一年一次、三年一次,隻有(yǒu)這樣研究起來(lái)才能有(yǒu)意義,因為(wèi)它是重複出現的,是有(yǒu)生(shēng)命力的東西。既然是例會(huì),到一定程度的時(shí)候就會(huì)出現一些(xiē)常設機構,比如會(huì)議秘書(shū)處、會(huì)議舉辦單位有(yǒu)一個(gè)協調機制(zhì)聯席會(huì)議等等,慢慢形成一個(gè)常設機構,這是組織者角度的。參與者角度也會(huì)出現老客戶,每年都來(lái),逐漸從參會(huì)者、參展者變成了會(huì)員,已經成了一個(gè)成員。有(yǒu)了組織核心、有(yǒu)了組織成員,于是一些(xiē)例會(huì)、例展逐漸會(huì)演化成為(wèi)一個(gè)組織機構。因此,我們談論壇的時(shí)候,會(huì)發現很(hěn)多(duō)論壇是一個(gè)組織機構,博鳌亞洲論壇就是一個(gè)組織機構,達沃斯論壇也是一個(gè)組織機構,它是一個(gè)組織而不是單純的會(huì)議公司。我們要意識到論壇和(hé)組織之間(jiān)也有(yǒu)密切的聯系。
二、論壇的策劃
(一)主題的策劃
在主題策劃上(shàng)我們應注意五個(gè)要素,依據這五要素進行(xíng)選題。
首先是時(shí)代要素。選題要符合這個(gè)時(shí)代的潮流,符合曆史發展的基本趨勢。以博鳌亞洲論壇為(wèi)例,大(dà)家(jiā)都知道(dào)全世界有(yǒu)一個(gè)時(shí)代潮流是經濟全球化,而經濟全球化的同時(shí)人(rén)們突然發現,全球化給人(rén)們帶來(lái)的不僅僅是經濟發展,同時(shí)帶來(lái)了很(hěn)多(duō)問題。全球化是一個(gè)趨勢,又産生(shēng)了問題,怎麽辦?于是産生(shēng)了全球化的小(xiǎo)弟弟,就是經濟合作(zuò)區(qū)域化。全球合作(zuò),大(dà)家(jiā)都承認是個(gè)曆史趨勢,但(dàn)是難度很(hěn)大(dà),合作(zuò)過程中會(huì)出現多(duō)數(shù)國家(jiā)被邊緣化、少(shǎo)數(shù)國家(jiā)說了算(suàn)的這種不平等的、不民主的現象,于是出現經濟區(qū)域化。博鳌亞洲論壇就是順應這樣的趨勢,抓住了時(shí)代潮流,促進亞洲經濟一體(tǐ)化,希望有(yǒu)朝一日把亞洲高(gāo)度團結起來(lái),形成自己的利益保護和(hé)經濟的大(dà)繁榮。
按照時(shí)代的潮流,按照形勢的發展,來(lái)策劃選題将是非常容易成功的。
第二個(gè)重要因素是行(xíng)業因素。對于很(hěn)多(duō)人(rén)講,策劃一個(gè)國際論壇或者國際會(huì)議的時(shí)候,一般要選擇一個(gè)你(nǐ)比較熟悉的行(xíng)業,比如說能源、糧食、食品安全、金融,總有(yǒu)一個(gè)相對固定的行(xíng)業,選準了行(xíng)業,往往對你(nǐ)的策劃是十分重要的,不要輕易跨行(xíng)業找自己根本不熟悉的東西,和(hé)自己不熟悉的東西硬碰硬,這樣很(hěn)容易出現問題。
第三個(gè)因素,即市場(chǎng)要素也很(hěn)重要。很(hěn)多(duō)選題的成功可(kě)能主要不是選題的成功而是市場(chǎng)的成功。車(chē)展成功的背後是強大(dà)的市場(chǎng),中國人(rén)有(yǒu)錢(qián)了,中國家(jiā)庭開(kāi)始買私人(rén)轎車(chē)了,大(dà)家(jiā)都想買車(chē),這種情況下,搞車(chē)展自然非常受歡迎。市場(chǎng)因素的作(zuò)用是我們任何個(gè)人(rén)、任何單位,再聰明(míng)的腦(nǎo)袋也無法與之競争、抗衡的。市場(chǎng)有(yǒu)需求就會(huì)成功,市場(chǎng)沒有(yǒu)需求的時(shí)候策劃的再精彩也沒有(yǒu)用。
第四個(gè)要素是區(qū)域要素。策劃過程中要有(yǒu)明(míng)确的區(qū)域概念,現在大(dà)家(jiā)都“貪大(dà)求洋”,這種狀況是沒有(yǒu)必要的。我參加的一些(xiē)所謂的國際或者全國活動中,發現都是當地人(rén)為(wèi)主,并沒有(yǒu)真正體(tǐ)現标題所規定的區(qū)域範圍,這就給人(rén)名不副實不舒服的感覺。并不是越大(dà)越好,我們搞博鳌亞洲論壇,就沒有(yǒu)搞博鳌國際論壇或者博鳌全球論壇,就是因為(wèi)我們有(yǒu)明(míng)确的亞洲地域概念。所以,關于區(qū)域概念,大(dà)家(jiā)要給予高(gāo)度重視(shì)和(hé)準确的定位。
最後一點是自身要素。自身要素很(hěn)重要,知識狀況、隊伍狀況、經驗狀況等,構成了能不能辦好一件事情的因素。我們很(hěn)多(duō)的策劃公司、會(huì)展公司在組織國際會(huì)議的時(shí)候,不考慮這些(xiē)因素,簡單地去追風,往往很(hěn)容易失敗。應該認認真真地考慮本地區(qū)市場(chǎng)的需求以及本單位員工的人(rén)員狀況、知識儲備、人(rén)才儲備、經驗的豐富程度等,把這些(xiē)自身的條件、客觀的市場(chǎng)條件,以及時(shí)代要素等等結合起來(lái)才可(kě)能成功。假如說你(nǐ)自身狀況和(hé)這種需求不匹配可(kě)能同樣會(huì)失敗。因此,透徹一點兒說,做(zuò)選題的時(shí)候一定要有(yǒu)自知之明(míng),知道(dào)自己能做(zuò)什麽,不能做(zuò)什麽,這樣才能準确把握選題。
(二)形式的策劃
有(yǒu)了選題以後要考慮用什麽樣的形式把選題很(hěn)好地呈現出來(lái)。選題确定了以後就進入到形式的策劃。選題,一般在一個(gè)會(huì)議上(shàng)有(yǒu)不同的層次,比如說會(huì)議主題是一個(gè)選題的概念,同時(shí)還(hái)會(huì)有(yǒu)大(dà)會(huì)的主要議題,還(hái)有(yǒu)各種分會(huì)場(chǎng)的議題,分會(huì)場(chǎng)甚至還(hái)可(kě)以分上(shàng)午段、下午段的議題,選題不是簡單的一句話(huà),有(yǒu)時(shí)候我們偏向于選一句精彩的話(huà)作(zuò)為(wèi)大(dà)會(huì)主題,它具有(yǒu)很(hěn)強的号召性,比如今年我們博鳌亞洲論壇就是“綠色亞洲”,高(gāo)度概括了當前人(rén)類對于環境問題的高(gāo)度關注。而且全球都在指責亞洲發展最快、亞洲成為(wèi)世界制(zhì)造中心,亞洲污染最嚴重。面對這樣的指責和(hé)壓力,亞洲應該怎麽辦。一個(gè)精彩的選題或者會(huì)議口号會(huì)畫(huà)龍點睛的把會(huì)議的核心內(nèi)容表達出來(lái)。
形式上(shàng)要很(hěn)好地體(tǐ)現會(huì)議的內(nèi)容。形式有(yǒu)三大(dà)類:會(huì)議形态、展覽形态、活動形态。所謂會(huì)議形态就是怎樣開(kāi)好會(huì),有(yǒu)全體(tǐ)大(dà)會(huì),有(yǒu)分會(huì)、專題會(huì),有(yǒu)公開(kāi)會(huì)、閉門(mén)會(huì)。有(yǒu)些(xiē)會(huì)議公開(kāi)了,就是誰都可(kě)以聽(tīng),特别是新聞記者可(kě)以聽(tīng),聽(tīng)了以後他可(kě)以随意報道(dào),有(yǒu)的人(rén)希望開(kāi)閉門(mén)會(huì),可(kě)以輕松的闡述自己的觀點。閉門(mén)會(huì)我們比較少(shǎo)用。還(hái)有(yǒu)餐會(huì),在吃(chī)飯的時(shí)候或者飯前、飯後,它的效果往往比較輕松,而且它最主要的功能是可(kě)以處理(lǐ)一些(xiē)比較另類的事。舉一個(gè)例子,比如亞洲論壇討(tǎo)論亞洲問題,我們請(qǐng)的多(duō)數(shù)客人(rén)來(lái)自亞洲,但(dàn)是也不排除其他著名人(rén)士對我們很(hěn)關注很(hěn)願意來(lái)。那(nà)年,老布什來(lái)了,這麽重要的人(rén)物不能不讓他講話(huà),他畢竟是明(míng)星級的人(rén)物,怎麽安排呢?最好就是餐會(huì)。請(qǐng)他在一個(gè)午餐會(huì)上(shàng)講講他想講的東西。早餐會(huì)也是一個(gè)方式,我們請(qǐng)了很(hěn)多(duō)嘉賓,有(yǒu)些(xiē)嘉賓想和(hé)另外一些(xiē)嘉賓有(yǒu)單獨的或者小(xiǎo)範圍的直接接觸,我們可(kě)以安排一些(xiē)早餐會(huì)。早餐的時(shí)候十人(rén)一桌,這樣就給他們形成了一個(gè)近距離接觸的機會(huì)。很(hěn)多(duō)人(rén)參加論壇不僅僅是要聽(tīng)你(nǐ)講什麽,而且要結識你(nǐ)這個(gè)人(rén),這種情況下小(xiǎo)範圍的餐會(huì)就很(hěn)好。當然還(hái)有(yǒu)會(huì)議的擺放形式。我們擺會(huì)場(chǎng)往往是主席台面對觀衆,論壇更多(duō)是采用圓桌會(huì)議形式。
展覽要和(hé)會(huì)議很(hěn)好地配合起來(lái)。我們要開(kāi)一個(gè)好的會(huì)議,希望能夠配一些(xiē)相應的小(xiǎo)型展覽,有(yǒu)助于會(huì)議氣氛的活躍,有(yǒu)助于突出會(huì)議主題,有(yǒu)助于會(huì)議參與者、演講嘉賓、贊助商的需求。在這種情況下要高(gāo)度重視(shì)展覽。現在有(yǒu)會(huì)多(duō)有(yǒu)展,坦率說這個(gè)概念還(hái)沒有(yǒu)為(wèi)大(dà)家(jiā)所普遍接受。其實,如果很(hěn)好地利用展覽的功能,它對于會(huì)議是強有(yǒu)力的促進。展覽可(kě)以有(yǒu)實物、圖片,可(kě)以在露天室外,也可(kě)以有(yǒu)專題性的,這非常靈活,可(kě)以和(hé)會(huì)議主題進行(xíng)綜合性地配套。
最重要的一個(gè),在會(huì)展之外應該是活動設計(jì)。我們所說的會(huì)議很(hěn)少(shǎo)是半天,一般都是一天、兩天、三天,它會(huì)跨越幾個(gè)夜晚,會(huì)有(yǒu)一定的休閑空(kōng)間(jiān)。在這種情況下,相配套的活動會(huì)給會(huì)議增添很(hěn)多(duō)色彩,使得(de)會(huì)議不那(nà)麽枯燥,不那(nà)麽煩悶,不那(nà)麽勞累。比如說一個(gè)很(hěn)好的開(kāi)幕式,一個(gè)很(hěn)好的閉幕式,一個(gè)很(hěn)好的午宴,比如一個(gè)很(hěn)好的晚上(shàng)的文化娛樂活動,比如說在會(huì)議前後,或者會(huì)議期間(jiān)有(yǒu)一個(gè)參觀遊覽、訪問等等,這些(xiē)都是我所說的活動的概念。可(kě)能是一場(chǎng)文化演出,也可(kě)能是一個(gè)企業的參觀,也可(kě)能是一個(gè)旅遊景點的參觀,總之,它的內(nèi)容要和(hé)會(huì)議主題相配套。比如說博鳌論壇辦有(yǒu)一個(gè)教育論壇,每次都配一個(gè)亞洲大(dà)學生(shēng)攝影(yǐng)展,非常好看。同時(shí)在會(huì)議上(shàng)有(yǒu)一個(gè)很(hěn)重要的環節,要進行(xíng)大(dà)學生(shēng)攝影(yǐng)展的頒獎晚會(huì),把獲獎的人(rén)請(qǐng)來(lái),給他們頒獎。再比如說,在教育論壇期間(jiān),我們會(huì)組織一場(chǎng)學生(shēng)的業餘表演,反映藝術(shù)教育的水(shuǐ)準,我們還(hái)會(huì)在當地考察一到兩所學校(xiào),它和(hé)大(dà)會(huì)的主題是緊密相連的,但(dàn)是形式上(shàng)又非常活躍,給大(dà)家(jiā)非常好的休息和(hé)放松。博鳌論壇期間(jiān)也是這樣,博鳌論壇本身是一個(gè)經濟論壇,它和(hé)文化怎麽樣結合呢?好幾屆裏都使用了服裝設計(jì)和(hé)服裝展示的方式,因為(wèi)紡織業、服裝業本身是一個(gè)經濟的概念,我們每次請(qǐng)幾個(gè)國家(jiā)的最著名的服裝設計(jì)師(shī)帶來(lái)他的幾十套服裝,由中國的模特隊演出。服裝展示期間(jiān),穿插當年的一些(xiē)精彩節目,比如說當年流行(xíng)歌(gē)曲或獲獎節目,效果非常好。這樣既體(tǐ)現了文化活動、文化交流,又體(tǐ)現了經濟活動,同時(shí)也有(yǒu)了很(hěn)好的會(huì)議期間(jiān)的放松機會(huì)。所以,一個(gè)豐富多(duō)彩的論壇期間(jiān)的活動設計(jì),将使論壇更加豐富多(duō)彩,同時(shí)也會(huì)提高(gāo)論壇的整體(tǐ)水(shuǐ)平。
我還(hái)記得(de),當年在北京市組織過一個(gè)北京市市長國際企業家(jiā)顧問會(huì)議,每年一次,五百強的大(dà)老闆到北京來(lái),為(wèi)市長做(zuò)顧問,每次開(kāi)會(huì)要開(kāi)一天,當天晚上(shàng)我們都會(huì)絞盡腦(nǎo)汁地設計(jì)一台很(hěn)好的晚會(huì),以至于很(hěn)多(duō)顧問走的時(shí)候都說明(míng)年還(hái)會(huì)來(lái),還(hái)要看我們的演出。除了惦記着明(míng)年的會(huì)議,他們還(hái)惦記着明(míng)年有(yǒu)什麽樣更好的演出或者文化活動,這本身已經吊足了他們的胃口,對他們産生(shēng)了吸引力。因此,活動形式的設計(jì)千萬不要忽視(shì),它同樣是一個(gè)論壇或者會(huì)議的重要組成部分,而且搞得(de)好的話(huà),會(huì)非常有(yǒu)助于論壇的成功。
總之,會(huì)議內(nèi)容與形式的策劃要相輔相成,相互促進,從而達到最佳的會(huì)議效果。
(一) 中國會(huì)議産業的基本狀況分析。
會(huì)議産業從無到有(yǒu)、從小(xiǎo)到大(dà),完成了迅速轉變的過程。轉變表現在三個(gè)方面:
一是由政府主導向市場(chǎng)主導轉變。十多(duō)年前人(rén)們還(hái)習慣于開(kāi)會(huì)就是政府在開(kāi)會(huì),政府召集人(rén)開(kāi)會(huì),開(kāi)會(huì)的組織者出錢(qián),人(rén)們很(hěn)難接受由專門(mén)的會(huì)議組織和(hé)會(huì)議機構舉辦會(huì)議。但(dàn)是,經過這些(xiē)年會(huì)展經濟的發展,現在市場(chǎng)主導的專業會(huì)議公司主持的會(huì)議不斷增加。
二是從單純投入向投入産出相結合。人(rén)們過去很(hěn)難接受開(kāi)會(huì)要交錢(qián),你(nǐ)召集我開(kāi)會(huì),你(nǐ)要負擔我的全部費用,甚至過去在農村,開(kāi)會(huì)還(hái)要給誤工補貼。從這樣的狀态轉向到現在開(kāi)會(huì)要交錢(qián)、交會(huì)議費,除了這樣的投入還(hái)會(huì)有(yǒu)産出。召集會(huì)的人(rén)可(kě)能産生(shēng)盈利,這種轉變對于中國的會(huì)展經濟是很(hěn)大(dà)的沖擊,對于很(hěn)多(duō)傳統觀念也是很(hěn)大(dà)的更新。
第三個(gè)轉變,就是會(huì)展分離到會(huì)展結合。展覽相對于會(huì)議比較早的進入市場(chǎng)運作(zuò)狀态,展覽比較早的進行(xíng)國際接軌,相比會(huì)議産業要進步得(de)快一些(xiē)。很(hěn)長時(shí)間(jiān)以來(lái),展覽就是展覽,會(huì)議就是會(huì)議。建國初期我們建的幾個(gè)展覽館,北京的農業展覽館、北京展覽館,那(nà)裏隻有(yǒu)展覽廳沒有(yǒu)會(huì)議廳,現在正在改造,改造的趨勢是把展覽館加上(shàng)會(huì)議功能,因為(wèi)在漫長的時(shí)間(jiān)裏,展覽和(hé)會(huì)議是分離的,但(dàn)是現在緊密結合起來(lái)了。會(huì)議産業完成這三個(gè)轉變并不斷形成熱潮的表現就是會(huì)議中心不斷湧現,而且檔次在逐步提高(gāo)。過去展覽館建設的比較多(duō),現在會(huì)議中心建的越來(lái)越多(duō),檔次越來(lái)越高(gāo),很(hěn)多(duō)都處于國際前沿。這其中最優秀的代表,就是北京新建成的國家(jiā)會(huì)議中心。
同時(shí),會(huì)議産業已形成了相應的産業鏈,比如說會(huì)議相關的策劃公司、法律服務公司、運輸公司、旅遊公司、信息公司,會(huì)議設備租賃公司、速記公司,幾乎可(kě)以想象到的,你(nǐ)可(kě)能需要到的,在會(huì)展相對成熟的城市可(kě)以輕而易舉找得(de)到,并取得(de)他們的優質服務。隻要按照市場(chǎng)規律辦事情,他們就會(huì)很(hěn)好地和(hé)你(nǐ)配合起來(lái)。專業化水(shuǐ)平的不斷提高(gāo),形成了我們這樣一個(gè)會(huì)議産業。如果說它是一個(gè)産業,必須是一個(gè)産業鏈,而不是單一的經濟行(xíng)為(wèi)。
與此同時(shí),形成熱潮的一個(gè)重要表現就是品牌會(huì)議不斷出現。在中華大(dà)地,在各省市、省會(huì)等都形成了一批叫得(de)響的、有(yǒu)号召力的、參與廣泛的、有(yǒu)品牌的會(huì)議。這樣的會(huì)議起到了龍頭示範的作(zuò)用。
會(huì)議産業和(hé)我們常說的會(huì)展産業有(yǒu)些(xiē)不同,特别是和(hé)展覽産業相比有(yǒu)一些(xiē)特點。
第一個(gè)特點是數(shù)量大(dà),但(dàn)是概念不清。我們問中國開(kāi)多(duō)少(shǎo)會(huì)?北京開(kāi)多(duō)少(shǎo)會(huì)?過去說展覽統計(jì)就覺得(de)很(hěn)難。現在說到會(huì)議,就更難統計(jì)了。因為(wèi)它的概念相對更模糊,涉及的人(rén)數(shù)更多(duō),涉及的形式更多(duō),涉及的領域更廣泛。因此會(huì)議産業目前一個(gè)頭疼的問題就是統計(jì)學上(shàng)的,統計(jì)局很(hěn)難進行(xíng)精确的統計(jì)。但(dàn)是大(dà)家(jiā)共識的一點是它的數(shù)量非常大(dà),大(dà)大(dà)超過展覽的數(shù)量。同時(shí),它組織起來(lái)比較簡單,這種簡單并不意味着會(huì)議産業就簡單,因為(wèi)它策劃起來(lái)更難,展覽可(kě)以用很(hěn)多(duō)物質的東西、很(hěn)多(duō)高(gāo)科技(jì)的東西吸引觀衆,通(tōng)過展示吸引觀衆。會(huì)議主要要靠理(lǐ)念,靠好的設計(jì)、主題、策劃。會(huì)議不可(kě)能始終聲光電(diàn)音(yīn)美,不可(kě)能讓大(dà)家(jiā)頻繁流動,大(dà)家(jiā)要靜下心坐(zuò)在這裏,怎麽吸引他,這時(shí)候難度就很(hěn)大(dà)。同時(shí),會(huì)議的資金投入量相對比展覽小(xiǎo)一些(xiē),但(dàn)是盈利差異會(huì)很(hěn)大(dà),可(kě)能幾倍、幾十倍的翻番,也可(kě)能賠得(de)一塌糊塗,所以它比展覽更虛幻莫測、更難以把握和(hé)控制(zhì)。
中國會(huì)議産業發展過程中我們可(kě)以看到它的前景是非常廣闊的。首先,數(shù)量上(shàng)會(huì)進一步增加,特别是我們定義為(wèi)和(hé)會(huì)議産業相結合的會(huì)議,而不是內(nèi)部會(huì)議、工作(zuò)會(huì)議,也不包括純政府會(huì)議,而是以商業運作(zuò)為(wèi)主導、市場(chǎng)概念為(wèi)主體(tǐ)的會(huì)議數(shù)量會(huì)進一步增加,它的市場(chǎng)化運作(zuò)會(huì)更加成熟、更加規範。各級組織、各級政府、各個(gè)行(xíng)業協會(huì)不斷探索這方面的經驗,不斷加強這方面的規範化管理(lǐ)。經過這樣的規範管理(lǐ)和(hé)經驗的不斷積累,更多(duō)國際品牌的孕育,知名會(huì)議品牌的出現指日可(kě)待。
(二)論壇為(wèi)什麽備受關注
我們談到會(huì)議的時(shí)候尤其要注意到一個(gè)現象,就是論壇。論壇和(hé)會(huì)議有(yǒu)關系嗎?有(yǒu)關系。有(yǒu)差異嗎?有(yǒu)差異。可(kě)概括為(wèi)三點:
第一,論壇是更專注的會(huì)議。
論壇往往是一個(gè)大(dà)主題,一個(gè)核心主題,可(kě)能會(huì)有(yǒu)相聯的分主題,而會(huì)議可(kě)以有(yǒu)幾個(gè)議題,甚至幾個(gè)議題相互之間(jiān)沒有(yǒu)關系,所以說論壇往往更加專一,更加專注,在一個(gè)主題下進行(xíng)運作(zuò);第二,論壇是更活躍的會(huì)議。論壇的一個(gè)重要特點在于它是平等交流的。論壇過程中交流的成份更多(duō)一些(xiē),交流過程中就可(kě)以産生(shēng)更加活躍的氣氛,更加活躍的思想。通(tōng)過交流産生(shēng)更多(duō)的共鳴或者更激烈的争論;因此就産生(shēng)了第三個(gè)特點,論壇可(kě)以是無結果的會(huì)議。凡是會(huì)議總要尋求一個(gè)結果,而論壇可(kě)以沒有(yǒu)結果。論壇就是一個(gè)平台,就是一個(gè)交流的場(chǎng)所,你(nǐ)說你(nǐ)想說的,我說我想說的,大(dà)家(jiā)聽(tīng)到了想聽(tīng)到的,不需要最後有(yǒu)什麽結論,不一定非要達成共識,當然有(yǒu)的論壇搞一個(gè)宣言或者共識,這可(kě)以,但(dàn)是如果沒有(yǒu),不意味着這個(gè)論壇失敗。論壇和(hé)會(huì)議的三個(gè)不同特點,希望大(dà)家(jiā)在策劃和(hé)組織中給予充分注意。
第二,論壇與展覽。
剛才說的一個(gè)重要趨勢,就是會(huì)展從分離到逐漸走向結合。結合過程中我們看到了三點,第一是有(yǒu)會(huì)常有(yǒu)展。現在我們組織論壇的時(shí)候常常配一些(xiē)小(xiǎo)型展覽,這種展覽不一定是在一個(gè)獨立的展覽館,一般是緊密的和(hé)論壇結合起來(lái),比如說論壇的會(huì)議場(chǎng)地周圍,比如論壇外邊的走廊過道(dào),論壇的茶歇休息區(qū),這些(xiē)地方都可(kě)能成為(wèi)小(xiǎo)型展覽的最佳地點。因此,有(yǒu)會(huì)常有(yǒu)展是常見現象,因為(wèi)有(yǒu)時(shí)候展覽會(huì)有(yǒu)利于論壇的交流,比如某一個(gè)事例或者一個(gè)東西很(hěn)難描述清楚,就可(kě)以讓大(dà)家(jiā)到展台上(shàng)看。展台和(hé)演講人(rén)的有(yǒu)益互動,會(huì)對論壇的成功起到更好的作(zuò)用。第二,有(yǒu)展必有(yǒu)會(huì)。現在辦展覽的人(rén)越來(lái)越感到,既然辦起了這麽一個(gè)展覽,既然有(yǒu)這麽多(duō)人(rén)參加這個(gè)展覽,這麽多(duō)人(rén)聚集在一起,為(wèi)什麽不開(kāi)會(huì)呢?因為(wèi)在這個(gè)基礎上(shàng),開(kāi)會(huì)已經是很(hěn)容易很(hěn)簡單的事情,可(kě)以說是順水(shuǐ)推舟、水(shuǐ)到渠成的事情。展覽館紛紛增加會(huì)議功能就是滿足這種需要。第三,關于論壇與展覽的關系,論壇較展覽相對更簡單一點兒。論壇主要處理(lǐ)的是人(rén)流,展覽要處理(lǐ)人(rén)流和(hé)物流。如果是國際展還(hái)有(yǒu)報關問題、運輸問題、出入境問題,物流的運輸、組織和(hé)人(rén)流是完全不一樣的,增加了大(dà)量的工作(zuò)負擔和(hé)壓力。因此說論壇比展覽相對簡單一些(xiē)。
第三,論壇與組織。
人(rén)們對博鳌論壇的最大(dà)誤解在于,經常有(yǒu)人(rén)問我開(kāi)完會(huì)幹嘛,以為(wèi)就是在組織開(kāi)會(huì),開(kāi)完會(huì)就沒有(yǒu)事了。其實不是,很(hěn)多(duō)論壇實際上(shàng)有(yǒu)這樣一個(gè)發展過程,一般我們討(tǎo)論的會(huì)展或者論壇,絕不是開(kāi)一次就完了,那(nà)不是我們研究的對象,我們研究的對象是例會(huì)、例展,一年一次、三年一次,隻有(yǒu)這樣研究起來(lái)才能有(yǒu)意義,因為(wèi)它是重複出現的,是有(yǒu)生(shēng)命力的東西。既然是例會(huì),到一定程度的時(shí)候就會(huì)出現一些(xiē)常設機構,比如會(huì)議秘書(shū)處、會(huì)議舉辦單位有(yǒu)一個(gè)協調機制(zhì)聯席會(huì)議等等,慢慢形成一個(gè)常設機構,這是組織者角度的。參與者角度也會(huì)出現老客戶,每年都來(lái),逐漸從參會(huì)者、參展者變成了會(huì)員,已經成了一個(gè)成員。有(yǒu)了組織核心、有(yǒu)了組織成員,于是一些(xiē)例會(huì)、例展逐漸會(huì)演化成為(wèi)一個(gè)組織機構。因此,我們談論壇的時(shí)候,會(huì)發現很(hěn)多(duō)論壇是一個(gè)組織機構,博鳌亞洲論壇就是一個(gè)組織機構,達沃斯論壇也是一個(gè)組織機構,它是一個(gè)組織而不是單純的會(huì)議公司。我們要意識到論壇和(hé)組織之間(jiān)也有(yǒu)密切的聯系。
二、論壇的策劃
(一)主題的策劃
在主題策劃上(shàng)我們應注意五個(gè)要素,依據這五要素進行(xíng)選題。
首先是時(shí)代要素。選題要符合這個(gè)時(shí)代的潮流,符合曆史發展的基本趨勢。以博鳌亞洲論壇為(wèi)例,大(dà)家(jiā)都知道(dào)全世界有(yǒu)一個(gè)時(shí)代潮流是經濟全球化,而經濟全球化的同時(shí)人(rén)們突然發現,全球化給人(rén)們帶來(lái)的不僅僅是經濟發展,同時(shí)帶來(lái)了很(hěn)多(duō)問題。全球化是一個(gè)趨勢,又産生(shēng)了問題,怎麽辦?于是産生(shēng)了全球化的小(xiǎo)弟弟,就是經濟合作(zuò)區(qū)域化。全球合作(zuò),大(dà)家(jiā)都承認是個(gè)曆史趨勢,但(dàn)是難度很(hěn)大(dà),合作(zuò)過程中會(huì)出現多(duō)數(shù)國家(jiā)被邊緣化、少(shǎo)數(shù)國家(jiā)說了算(suàn)的這種不平等的、不民主的現象,于是出現經濟區(qū)域化。博鳌亞洲論壇就是順應這樣的趨勢,抓住了時(shí)代潮流,促進亞洲經濟一體(tǐ)化,希望有(yǒu)朝一日把亞洲高(gāo)度團結起來(lái),形成自己的利益保護和(hé)經濟的大(dà)繁榮。
按照時(shí)代的潮流,按照形勢的發展,來(lái)策劃選題将是非常容易成功的。
第二個(gè)重要因素是行(xíng)業因素。對于很(hěn)多(duō)人(rén)講,策劃一個(gè)國際論壇或者國際會(huì)議的時(shí)候,一般要選擇一個(gè)你(nǐ)比較熟悉的行(xíng)業,比如說能源、糧食、食品安全、金融,總有(yǒu)一個(gè)相對固定的行(xíng)業,選準了行(xíng)業,往往對你(nǐ)的策劃是十分重要的,不要輕易跨行(xíng)業找自己根本不熟悉的東西,和(hé)自己不熟悉的東西硬碰硬,這樣很(hěn)容易出現問題。
第三個(gè)因素,即市場(chǎng)要素也很(hěn)重要。很(hěn)多(duō)選題的成功可(kě)能主要不是選題的成功而是市場(chǎng)的成功。車(chē)展成功的背後是強大(dà)的市場(chǎng),中國人(rén)有(yǒu)錢(qián)了,中國家(jiā)庭開(kāi)始買私人(rén)轎車(chē)了,大(dà)家(jiā)都想買車(chē),這種情況下,搞車(chē)展自然非常受歡迎。市場(chǎng)因素的作(zuò)用是我們任何個(gè)人(rén)、任何單位,再聰明(míng)的腦(nǎo)袋也無法與之競争、抗衡的。市場(chǎng)有(yǒu)需求就會(huì)成功,市場(chǎng)沒有(yǒu)需求的時(shí)候策劃的再精彩也沒有(yǒu)用。
第四個(gè)要素是區(qū)域要素。策劃過程中要有(yǒu)明(míng)确的區(qū)域概念,現在大(dà)家(jiā)都“貪大(dà)求洋”,這種狀況是沒有(yǒu)必要的。我參加的一些(xiē)所謂的國際或者全國活動中,發現都是當地人(rén)為(wèi)主,并沒有(yǒu)真正體(tǐ)現标題所規定的區(qū)域範圍,這就給人(rén)名不副實不舒服的感覺。并不是越大(dà)越好,我們搞博鳌亞洲論壇,就沒有(yǒu)搞博鳌國際論壇或者博鳌全球論壇,就是因為(wèi)我們有(yǒu)明(míng)确的亞洲地域概念。所以,關于區(qū)域概念,大(dà)家(jiā)要給予高(gāo)度重視(shì)和(hé)準确的定位。
最後一點是自身要素。自身要素很(hěn)重要,知識狀況、隊伍狀況、經驗狀況等,構成了能不能辦好一件事情的因素。我們很(hěn)多(duō)的策劃公司、會(huì)展公司在組織國際會(huì)議的時(shí)候,不考慮這些(xiē)因素,簡單地去追風,往往很(hěn)容易失敗。應該認認真真地考慮本地區(qū)市場(chǎng)的需求以及本單位員工的人(rén)員狀況、知識儲備、人(rén)才儲備、經驗的豐富程度等,把這些(xiē)自身的條件、客觀的市場(chǎng)條件,以及時(shí)代要素等等結合起來(lái)才可(kě)能成功。假如說你(nǐ)自身狀況和(hé)這種需求不匹配可(kě)能同樣會(huì)失敗。因此,透徹一點兒說,做(zuò)選題的時(shí)候一定要有(yǒu)自知之明(míng),知道(dào)自己能做(zuò)什麽,不能做(zuò)什麽,這樣才能準确把握選題。
(二)形式的策劃
有(yǒu)了選題以後要考慮用什麽樣的形式把選題很(hěn)好地呈現出來(lái)。選題确定了以後就進入到形式的策劃。選題,一般在一個(gè)會(huì)議上(shàng)有(yǒu)不同的層次,比如說會(huì)議主題是一個(gè)選題的概念,同時(shí)還(hái)會(huì)有(yǒu)大(dà)會(huì)的主要議題,還(hái)有(yǒu)各種分會(huì)場(chǎng)的議題,分會(huì)場(chǎng)甚至還(hái)可(kě)以分上(shàng)午段、下午段的議題,選題不是簡單的一句話(huà),有(yǒu)時(shí)候我們偏向于選一句精彩的話(huà)作(zuò)為(wèi)大(dà)會(huì)主題,它具有(yǒu)很(hěn)強的号召性,比如今年我們博鳌亞洲論壇就是“綠色亞洲”,高(gāo)度概括了當前人(rén)類對于環境問題的高(gāo)度關注。而且全球都在指責亞洲發展最快、亞洲成為(wèi)世界制(zhì)造中心,亞洲污染最嚴重。面對這樣的指責和(hé)壓力,亞洲應該怎麽辦。一個(gè)精彩的選題或者會(huì)議口号會(huì)畫(huà)龍點睛的把會(huì)議的核心內(nèi)容表達出來(lái)。
形式上(shàng)要很(hěn)好地體(tǐ)現會(huì)議的內(nèi)容。形式有(yǒu)三大(dà)類:會(huì)議形态、展覽形态、活動形态。所謂會(huì)議形态就是怎樣開(kāi)好會(huì),有(yǒu)全體(tǐ)大(dà)會(huì),有(yǒu)分會(huì)、專題會(huì),有(yǒu)公開(kāi)會(huì)、閉門(mén)會(huì)。有(yǒu)些(xiē)會(huì)議公開(kāi)了,就是誰都可(kě)以聽(tīng),特别是新聞記者可(kě)以聽(tīng),聽(tīng)了以後他可(kě)以随意報道(dào),有(yǒu)的人(rén)希望開(kāi)閉門(mén)會(huì),可(kě)以輕松的闡述自己的觀點。閉門(mén)會(huì)我們比較少(shǎo)用。還(hái)有(yǒu)餐會(huì),在吃(chī)飯的時(shí)候或者飯前、飯後,它的效果往往比較輕松,而且它最主要的功能是可(kě)以處理(lǐ)一些(xiē)比較另類的事。舉一個(gè)例子,比如亞洲論壇討(tǎo)論亞洲問題,我們請(qǐng)的多(duō)數(shù)客人(rén)來(lái)自亞洲,但(dàn)是也不排除其他著名人(rén)士對我們很(hěn)關注很(hěn)願意來(lái)。那(nà)年,老布什來(lái)了,這麽重要的人(rén)物不能不讓他講話(huà),他畢竟是明(míng)星級的人(rén)物,怎麽安排呢?最好就是餐會(huì)。請(qǐng)他在一個(gè)午餐會(huì)上(shàng)講講他想講的東西。早餐會(huì)也是一個(gè)方式,我們請(qǐng)了很(hěn)多(duō)嘉賓,有(yǒu)些(xiē)嘉賓想和(hé)另外一些(xiē)嘉賓有(yǒu)單獨的或者小(xiǎo)範圍的直接接觸,我們可(kě)以安排一些(xiē)早餐會(huì)。早餐的時(shí)候十人(rén)一桌,這樣就給他們形成了一個(gè)近距離接觸的機會(huì)。很(hěn)多(duō)人(rén)參加論壇不僅僅是要聽(tīng)你(nǐ)講什麽,而且要結識你(nǐ)這個(gè)人(rén),這種情況下小(xiǎo)範圍的餐會(huì)就很(hěn)好。當然還(hái)有(yǒu)會(huì)議的擺放形式。我們擺會(huì)場(chǎng)往往是主席台面對觀衆,論壇更多(duō)是采用圓桌會(huì)議形式。
展覽要和(hé)會(huì)議很(hěn)好地配合起來(lái)。我們要開(kāi)一個(gè)好的會(huì)議,希望能夠配一些(xiē)相應的小(xiǎo)型展覽,有(yǒu)助于會(huì)議氣氛的活躍,有(yǒu)助于突出會(huì)議主題,有(yǒu)助于會(huì)議參與者、演講嘉賓、贊助商的需求。在這種情況下要高(gāo)度重視(shì)展覽。現在有(yǒu)會(huì)多(duō)有(yǒu)展,坦率說這個(gè)概念還(hái)沒有(yǒu)為(wèi)大(dà)家(jiā)所普遍接受。其實,如果很(hěn)好地利用展覽的功能,它對于會(huì)議是強有(yǒu)力的促進。展覽可(kě)以有(yǒu)實物、圖片,可(kě)以在露天室外,也可(kě)以有(yǒu)專題性的,這非常靈活,可(kě)以和(hé)會(huì)議主題進行(xíng)綜合性地配套。
最重要的一個(gè),在會(huì)展之外應該是活動設計(jì)。我們所說的會(huì)議很(hěn)少(shǎo)是半天,一般都是一天、兩天、三天,它會(huì)跨越幾個(gè)夜晚,會(huì)有(yǒu)一定的休閑空(kōng)間(jiān)。在這種情況下,相配套的活動會(huì)給會(huì)議增添很(hěn)多(duō)色彩,使得(de)會(huì)議不那(nà)麽枯燥,不那(nà)麽煩悶,不那(nà)麽勞累。比如說一個(gè)很(hěn)好的開(kāi)幕式,一個(gè)很(hěn)好的閉幕式,一個(gè)很(hěn)好的午宴,比如一個(gè)很(hěn)好的晚上(shàng)的文化娛樂活動,比如說在會(huì)議前後,或者會(huì)議期間(jiān)有(yǒu)一個(gè)參觀遊覽、訪問等等,這些(xiē)都是我所說的活動的概念。可(kě)能是一場(chǎng)文化演出,也可(kě)能是一個(gè)企業的參觀,也可(kě)能是一個(gè)旅遊景點的參觀,總之,它的內(nèi)容要和(hé)會(huì)議主題相配套。比如說博鳌論壇辦有(yǒu)一個(gè)教育論壇,每次都配一個(gè)亞洲大(dà)學生(shēng)攝影(yǐng)展,非常好看。同時(shí)在會(huì)議上(shàng)有(yǒu)一個(gè)很(hěn)重要的環節,要進行(xíng)大(dà)學生(shēng)攝影(yǐng)展的頒獎晚會(huì),把獲獎的人(rén)請(qǐng)來(lái),給他們頒獎。再比如說,在教育論壇期間(jiān),我們會(huì)組織一場(chǎng)學生(shēng)的業餘表演,反映藝術(shù)教育的水(shuǐ)準,我們還(hái)會(huì)在當地考察一到兩所學校(xiào),它和(hé)大(dà)會(huì)的主題是緊密相連的,但(dàn)是形式上(shàng)又非常活躍,給大(dà)家(jiā)非常好的休息和(hé)放松。博鳌論壇期間(jiān)也是這樣,博鳌論壇本身是一個(gè)經濟論壇,它和(hé)文化怎麽樣結合呢?好幾屆裏都使用了服裝設計(jì)和(hé)服裝展示的方式,因為(wèi)紡織業、服裝業本身是一個(gè)經濟的概念,我們每次請(qǐng)幾個(gè)國家(jiā)的最著名的服裝設計(jì)師(shī)帶來(lái)他的幾十套服裝,由中國的模特隊演出。服裝展示期間(jiān),穿插當年的一些(xiē)精彩節目,比如說當年流行(xíng)歌(gē)曲或獲獎節目,效果非常好。這樣既體(tǐ)現了文化活動、文化交流,又體(tǐ)現了經濟活動,同時(shí)也有(yǒu)了很(hěn)好的會(huì)議期間(jiān)的放松機會(huì)。所以,一個(gè)豐富多(duō)彩的論壇期間(jiān)的活動設計(jì),将使論壇更加豐富多(duō)彩,同時(shí)也會(huì)提高(gāo)論壇的整體(tǐ)水(shuǐ)平。
我還(hái)記得(de),當年在北京市組織過一個(gè)北京市市長國際企業家(jiā)顧問會(huì)議,每年一次,五百強的大(dà)老闆到北京來(lái),為(wèi)市長做(zuò)顧問,每次開(kāi)會(huì)要開(kāi)一天,當天晚上(shàng)我們都會(huì)絞盡腦(nǎo)汁地設計(jì)一台很(hěn)好的晚會(huì),以至于很(hěn)多(duō)顧問走的時(shí)候都說明(míng)年還(hái)會(huì)來(lái),還(hái)要看我們的演出。除了惦記着明(míng)年的會(huì)議,他們還(hái)惦記着明(míng)年有(yǒu)什麽樣更好的演出或者文化活動,這本身已經吊足了他們的胃口,對他們産生(shēng)了吸引力。因此,活動形式的設計(jì)千萬不要忽視(shì),它同樣是一個(gè)論壇或者會(huì)議的重要組成部分,而且搞得(de)好的話(huà),會(huì)非常有(yǒu)助于論壇的成功。
總之,會(huì)議內(nèi)容與形式的策劃要相輔相成,相互促進,從而達到最佳的會(huì)議效果。
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